Gestão de documentos: o que é e quais são as melhores iniciativas

Um guia completo de como fazer uma boa gestão de documentos no seu negócio. Confira!

Investir em um software de gestão é um passo importante na implementação de uma estratégia de administração de documentos. Combinado com isso, a adoção de algumas práticas vai contribuir para melhorar o desempenho da organização no controle e gerenciamento de informações empresariais.

Independente do porte ou segmento de mercado, todas as empresas lidam diariamente com documentos de diferentes naturezas. Saber como manter o controle adequado destes documentos pode facilitar a rotina, além de trazer mais segurança para os gestores, fornecedores, colaboradores, clientes e demais envolvidos nas operações.

O que é a gestão de documentos?

Gestão de documentos é o nome dado a todos os processos que envolvem o gerenciamento de documentos em uma empresa: notas fiscais, contratos de trabalho, contratos com fornecedores, cadastros de clientes, guias de tributos, contas de luz, água e telefone, entre outros.

As empresas precisam adotar mecanismos para controlar esses documentos, aplicando métodos e ferramentas que contribuam para o armazenamento e acesso sempre que necessário.

A administração de documentos é justamente a atividade que envolve a criação de mecanismos e processos para controle no arquivamento de documentos. Pode parecer simples, mas com uma demanda alta de documentos na empresa, é necessário ir além da aquisição de um fichário, pastas e gavetas da organização.

Qual a importância da gestão de documentos?

A gestão de documentos envolve práticas que auxiliem no arquivamento, na conservação e no acesso a informações.

Por isso, uma boa administração garante que os documentos mais acessados estejam sempre disponíveis. Para tornar isso possível é necessário investir na localização e na facilidade para acessar os documentos.

Os documentos que são menos acessados, como contrato social, contrato de locação e contratos com fornecedores também devem estar disponíveis quando necessário. Apesar de não serem acessados com tanta frequência, eles precisam estar sempre à mão e protegidos contra o risco de danos e/ou extravios.

Com uma boa gestão de documentos, a empresa consegue atingir bons resultados em termos de produtividade, proteção contra extravios e danos, agilidade no acesso à informação, proteção contra acesso de pessoas não autorizadas e qualificação no processo de tomada de decisão.

Mas não são apenas essas as vantagens experimentadas pela empresa, outros benefícios incluem:

• padronização e organização nos métodos de arquivamento;
• acessibilidade — você consegue acessar os documentos de qualquer lugar, bastando ter acesso a uma rede de internet;
• sustentabilidade atrelada à redução no uso de papel;
• redução de falhas e erros envolvendo atividades manuais;
• eficiência no atendimento das demandas dos clientes;
• otimização no uso e na circulação de informações entre diferentes setores do negócio;
• controle mais preciso dos documentos, inclusive prazos de vencimento de contratos;
• possibilidade de melhorar a gestão integralmente, facilitando o planejamento e implementação de ações de melhoria na empresa.

Já deu para perceber que a administração de documentos traz diversos benefícios para a empresa, agora é a hora de saber como colocar ações de gestão em prática!

Como fazer uma boa gestão de documentos?

Como você viu, a gestão de documentos é uma ferramenta importante para a empresa. Além de contribuir para o controle de custos, ela contribui para a produtividade e pode impactar diretamente na competitividade do seu negócio.

A seguir, listamos algumas dicas práticas que vão ajudá-lo a realizar a gestão de documentos. Confira!

Defina um responsável pela gestão

A empresa deve definir quem será o responsável pela gestão de documentos. É necessário escolher uma pessoa que tenha habilidade e liberdade para acessar todas informações e documentos.

Escolha um colaborador responsável, com visão analítica e capacidade de analisar e de propor melhorias constantes nos processos de gestão.

Avalie a necessidade de espaço

Caso a empresa ainda não tenha adotado sistemas e soluções para armazenamento em nuvem, deverá dispor de um espaço específico e devidamente estruturado para realizar a gestão dos documentos.

Em alguns casos, mesmo com o armazenamento digital, a empresa prefere manter certos documentos em suas versões físicas. Nestas situações será necessário ter um espaço destinado para este armazenamento.

Defina um local em específico, categorize e organize os documentos, mantenha o ambiente com climatização adequada para evitar danos aos papéis.

Gerencie os prazos de armazenamento

A maior parte dos documentos precisa ser armazenada por um determinado período e depois pode ser descartada. A orientação é que o gestor responsável mantenha um controle dos prazos de armazenamento e descarte de todos os documentos da empresa.

Isso ajuda a trazer mais dinamismo para o armazenamento, evita que os documentos sejam guardados por longos períodos sem necessidade e traz segurança jurídica com relação a guarda de documentos que eventualmente podem ser necessários no longo prazo.

Crie políticas voltadas para o uso e armazenamento de documentos

A empresa precisa criar políticas relacionadas à organização, armazenamento e uso dos documentos. Isso traz mais segurança para o processo, reduz o risco de vazamentos e extravios e limita o acesso a documentos sigilosos.

Com uma boa política neste sentido, o gestor consegue preservar a segurança das informações durante o trânsito de arquivos eletrônicos e movimentação de documentos impressos.

Invista em tecnologia

Além de digitalizar os documentos, você deve considerar o uso de ferramentas como o armazenamento na nuvem, assinaturas eletrônicas e sistemas de gestão como ERP e CRM.

A tecnologia é uma aliada não só na gestão de documentos mas na organização de processos, automação de tarefas e otimização das atividades em seu negócio. Aproveite as soluções disponíveis para garantir mais eficiência e aumentar a competitividade da sua empresa.

A gestão de documentos influencia diretamente os resultados da organização, traz eficiência, segurança e amplia a produtividade. Investindo em tecnologia e boas práticas de gestão, você amplia a lucratividade e cria um ambiente favorável para o crescimento da sua marca junto ao mercado.